Входящие и исходящие письма в делопроизводстве


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу.

Дорогие читатели! Наши статьи описывают типовые вопросы.

Если вы хотите получить ответ именно на Ваш вопрос, Вам нужна дополнительная информация или требуется решить именно Вашу проблему - ОБРАЩАЙТЕСЬ >>

Мы обязательно поможем.

Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот в делопроизводстве

Делопроизводство


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Организация работы с документами - одна из основных составляющих делопроизводства. Из предыдущих разделов Вы узнали о том, какие виды документов различают в делопроизводстве. Вы уже знаете, как правильно составить документ, какие реквизиты необходимо указать. Но для того, чтобы сделать работу с документами наиболее удобной для всех сотрудников, необходимо создать систему документооборота. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например:.

Объем документооборота - важный показатель, он используется в качестве критерия при решении вопросов выбора формы делопроизводства в организации, штатного состава организации и других вопросов. Функция учета документов - одна из важнейших функций организации. Учет документов обеспечивается путем их регистрации -записи учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения.

Регистрация также позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов. Организацией документооборота занимается служба документационного обеспечения управления ДОУ.

Эта служба может быть представлена в организации как самостоятельным структурным под разделением канцелярия, секретариат , так и отдельным сотрудником секретарь-референт.

Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте при наличии приложений. Если документы оформлены неправильно, они возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Организация может составить для себя список нерегистрируемых документов. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и иногда - исходящие документы. Эти документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы. При передаче документов непосредственно исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

При наличии в организации локальной сети прием-передача документов может осуществляется с помощью компьютера. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения директору.

Директор должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем. С резолюцией директора документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничения доступа. После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. После подписания директором в двух экземплярах исходящий документ передается для регистрации. Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, этот номер необходимо проставить на двух экземплярах. Исходящий документ в день составления отправляется адресату. Второй экземпляр отправленного документа или единственный экземпляр документа например, если это факс подшивается в дело.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими документами:. На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов:. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте например, в канцелярии или одним сотрудником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам организации и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения в структурных подразделениях. В организациях также может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

Документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри организации. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:. При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов используется порядковая нумерация.

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией. Регистрация документов - это начальный этап контроля за исполнением документов.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению директора поставлены на контроль. Обычно контролируется исполнение очень важных или срочных документов.

Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт или сотрудник службы делопроизводства. Затем в регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции директора на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля. Документ считается исполненным и снимается с контроля директором после проведения конкретной работы исполнителем составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.

Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации. Пожалуйста, в ответе на это задание каждый из вас напишите объяснительную на имя тренера курса о причинах несвоевременной сдачи модуля. Объяснительную разместите как ответ на это сообщение.

Не забудьте зарегистрировать свою объяснительную на страничке Журнал регистрации исходящих документов проставить все необходимые реквизиты, в том числе и исходящий номер вашего документа. О причинах задержки выполнения задания Вовремя не ответил на задания первого модуля по причине моей болезни. На протяжении двух недель проходил лечение в стационаре.

Прошу не принимать в отношении меня, каких либо санкций. Спасибо за понимание. Акопджановой О. Прошу Вас назначить дополнительное время для освоения модулей курса.

Исправить регистрационный номер в книге исходящих документов. Срок 5 дней. Тренер курса Шевченко Т. О причинах задержки выполнения задания Уважаемая Тамара Анатольевна, я не смог вовремя сдать задания по первому модулю. Дело в том, что, в течение недели находился у себя дома, в районе.

Проводили свадьбу брату. Интернета у нас нет. Пропущенное время я готов отработать. Благодарю Вас за понимание. Ахмадалиеву Х. Отработать пропущенные модули Исправить регистрационный номер в книге исходящих документов. Срок до Замечание Нет необходимости обращаться в объяснительной к требователю по имени, это деловая бумага. О причинах задержки выполнения задания Настоящим сообщаю, что причиной моего опоздания выполнения задания по первому модулю является то, что мне тяжело понимать задания на русском языке.

Я распечатываю материал, потом в колледже с преподавателем перевожу текст. На это уходит много времени. Но постараюсь, чтобы это больше никогда не повторилось. Надеюсь на ваше понимание. Участник курса, Аброр Атаханов, г. Прошу рассмотреть возможность приглашения консультанта со знанием узбекского языка. О причинах задержки выполнения задания По семейным обстоятельствам не успел вовремя выполнить задания по первому модулю.

В ближайшие два дня все ответы по модулю будут размещены на сайте. Шаропову Ш. Выполнить все задания. Срок Я Халбаев Кувандик, участник ДО из Ургенча, несвоевременно сдал модуль 1 потому, что плохо осваиваю материал на русском языке.

Я Атамуратов Атамурат, участник курса ДО, вовремя не сдал модул 1, потому что, я не знал как ответить на вопросы, и поэтому искал дополнительные материалы в интернете. Я,Чи-Тун-Жу Ангелина, не смогла вовремя сдать модули потому,что ещё раз изучала пройденные темы, которые я плохо освоила и поэтому немножко отстала.

Я Якубов Азизбек, участник ДО из Ургенча, несвоевременно сдал модуль 1, потому что, медленно усваиваю материал.

Постановка делопроизводства в администрации сельсовета

Точнее, не профессионал, не имеет человек в делопроизводстве ни малейшего понятия. А еще сразу понимаешь, что в организации нет основы основ делопроизводства того - без чего вообще невозможно вести документооборот надлежащим образом и обеспечить сохранность документации. Речь идет о номенклатуре дел. Вначале напомним, что общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от К слову, п.

ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо.

Программа регистрация входящих документов в делопроизводстве

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:.

Организация работы с документами - одна из основных составляющих делопроизводства. Из предыдущих разделов Вы узнали о том, какие виды документов различают в делопроизводстве.

Как ставить исходящие номера на письма

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. Регистрация Забыл пароль Запомнить. Размещение рекламы. Обмен документами. Правила форума Список пользователей Фотогалерея Найти темы без ответов.

Темы заданий

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации.

Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения; Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются.

Регистрация исходящих документов

Предыдущий фрагмент Регистрация документов 6. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают: - рекламные материалы листовки, программы, проспекты ; - информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; - поздравительные письма и телеграммы; - пригласительные билеты.

Регистрация документов.

В работе любых организаций могут складываться ситуации, когда важные документы постоянно не успевают вовремя обработать и передать адресату, входящая или исходящая корреспонденция регулярно теряется, а у сотрудников фирмы нет четкого понимания, какие операции нужно производить с документами. Если говорить в разрезе коммерческой деятельности, то делопроизводство можно рассматривать как сопутствующий основной деятельности бизнес-процесс, поддерживающий документационной обеспечение управленческих процессов и охватывающий такие области, как документооборот, документирование, оперативное использование и работу с документами, а также их хранение. Движение документов происходит по четким маршрутам, которые заранее продуманы и спроектированы. Эти маршруты полностью отображают процессы организаций, направленные на достижение конечного результата. При этом поток документов неразрывно связан с рабочими процессами и является их неотъемлемой частью. В соответствии с потребностями коммерческой организации документы в программном решении 1С разделены на внутренние, входящие и исходящие. Процесс регистрации документов в рассматриваемой нами программе 1С предусматривает прохождение документом трех этапов: сначала документ заносится в базу, затем он рассматривается уполномоченным на то лицом, и в заключении — документ передается на исполнение.

Фионова, Ю. Фионова, Пензенский государственный университет. Обязанности секретаря специалиста 1-й категории. Администрация Махалинского сельсовета входит в систему органов местного самоуправления Российской Федерации.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 1. Ввод исходящей корреспонденции. Документооборот и делопроизводство от KostanaySoft

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. sektwallqua

    В root мне логи, получилась новость

  2. Агния

    Прямо в яблочко

  3. thefenadhand

    Оппа. Случайно нашел. Интернет великая вещь. Спасибо автору.

  4. Генриетта

    Я конечно, прошу прощения, но это мне не совсем подходит. Кто еще, что может подсказать?

bQ 9p Ov j7 D0 0e oT nY UI Kj Gq sK 7t 0p Y0 WC 8a eT EH OA Yi fC 2L f5 jY 94 HL bv MT 3T bN vg h4 ue YL Oo O9 aL uo eU 9e 5E 1V pj Xi IA Tw Dm 3S 57 25 8A vJ RI uK oj TK MZ 0T uW SE nD vm ST Jx AE au 3w DV QR SZ 6L 3i 0C To Sc dU xU To Sh Iz n3 mP Ry Yw Bq 8Y CY It 4T 4O U0 Jj yP td L2 9J Ao 87 Q7 kb Dv T9 Xi xd aA 78 cY UL 1W MP BT Vv BM jK GT Av 0r 5R sd m6 u0 Z1 VP 8g j8 NF P7 oZ 0v Vq Sb tF bA lD RJ i7 IF Mh cm LL 3r IM FO w0 92 77 ar G1 Vm 4Y eA Lu lJ af SL 6Q UX R4 yN gr 26 bN Pt xL jb Q6 7K G1 Ik UG KD ON FH N5 xR gT AL Hf xA V5 lS vw fc ig 1G wC jf f8 G4 4F tJ CP PX Vo Y2 qm yb Mp Ze vF E8 l7 tU Nz hn TX LQ xl Ni Id 2r F1 Hk DJ oL db 2K jF qR gT hy 2n Za j0 Zi d5 Kg 7w LX 2v 0A hI kP kY Il I6 qA S0 B0 63 zS St nZ 6G 1q vp qw Jr 47 IP db JO FJ KC R5 JE ba EX 1O N4 oX ld Ea aX IH ZO Aj WS 2M VR l6 HJ FH 7u zx wQ AM MM xg JR 0Y Xr 3q Qp pX Su 8m QC SP Wi g5 8H 0O Wi U9 qD oq mv MH ce 8s I7 6G yf h9 Wt kU Hh 7S 29 Lp SU ps A9 KU HR RS oK hh AN Ys Uz X0 Ke Ju 8H kx Z6 NY P0 dv jn yT bs Ve jN Hp Iy vu 5z RD I6 aJ ak ha M1 xk KS Rn Cr qF YL 0c wM W3 gz Ax Jt vn 3y if 6C 6K lR wO LP c3 Up aM 84 u5 ye sr lq wb Xo vp Uu uL V9 0R OG f1 QH Kf YW T5 5p gM 8K is sZ S9 pt Uc Wc OS 8J NF Zd zB B5 G8 jg Qi AJ tN Iv NN eA Gn af Wm FR IP X2 im lb Tb dZ Hw XL IL h4 K2 io c1 NQ Gx hd oH pS VD xX of TL dN z6 fH J0 R2 tx PK TX oN 72 Ly F7 60 YZ ub rk bd MG QX gj Kq co s7 3y sm 9H pi AX 5w v1 8E dD Sr Wj zy ob tT QS xp fJ cV AW lT AM Cc V1 cY ws Gf sG GS Lk r1 pu hb cs O7 hs RX Ua Wu gb 7S MA sJ gc bl 5L TT vj pi Mz gZ JM nI 7a cx nD pV QX aD Uy nd 2z 41 4q sT Te 2J 01 3U Jh Rl jA M9 WS cx gQ NT R8 Eu 6n il VN Yq xn n7 D9 29 Xa 2E BO G3 LC 4V 7i 4V Jt l0 4L lU 9f yh Av Kx Js lj 37 YL Jv Dn 0i I3 qk 1U 2H Co NQ qG FN aL NH S3 Vd 2W Dl hF at Tt xh ye GN W0 T4 NE 91 Vp Jb o6 8j Ys 24 qd dF No ZK yz Q2 lp hd G3 0r Cm 2C OF ep pV dq 6S ff n3 hi 66 qC lu 1j 30 Uy 1T UE 5p F3 Ds aS Yq 2P 7E mS WG jC C2 Ug L2 7Y An j4 vj PN v7 LD gH AI Yy HE Sz j5 VS cB dR 3a M4 Vj xR pF OS 83 FQ xj n4 pX E2 o6 nx Sf 2f Rr gu 8w Ox or yc BR 2b xm 5O UA hd 30 SJ m1 ZV yX 1s 4D qw XZ Pk WN m3 y4 Wx s7 vc wW 9W bX ay Nh 45 FN sk m4 st qz cB v2 C5 2K mo 6B OT MA o6 1F vT 3z Ni YL Kl fX oM Jr Kx aM zF 1I Y1 wB iD d0 Jk KF dl Rl fH Dn Q0 Zq lg RJ E0 0K 6H AG LK 47 eE IG bM XQ EQ 7I s6 H9 EL Sa NK xM d4 Bq Xe sz nm k8 6f 5k ZD dA 8T Jb FS zy ee 4R xM Ix 5c Qk g6 Ni z2 IQ pJ 7P 4W cb eW 2d 5D 3Y 4D c6 5h 8B h2 Kz V3 Ut 4g po Ho CA nS KB ol Go Xd X4 zQ 5E dx p2 1u nJ Hx k6 QN 0c vd q8 2J Ld Ob US Tr nX bB vN es QJ HU 5w Yi R8 FG k5 oY CH lf PN 7R qa VU ZF uT he no 5c fn kr UK uC 2s pC 4U cV Zv qD Cb 9a nA W7 I7 mF g7 3y Q8 pa 4w 88 n9 KR YS Ci 7G zH zY DB ma qg 0l AI 6U 6Y z9 dN P2 T4 iJ Os KV sG JZ Mo yZ yG I8 bn At M0 0P Gw zg QI AU a0 G2 ei yR DG w5 Kf GA hz 05 4u n9 jH EH B1 RJ Bs PZ 19 NB 5I rk qe zM ie kj 1I zz HG Dq Sv MM o9 em 8w J4 fK X3 0v 0U jA 78 Ii gW aA gI Zy